Optimiere deine Arbeitszeit: Effektive Strategien für mehr Wert und weniger Zeitverschwendung

Viele von uns werden in der heutigen Arbeitswelt mit einer scheinbar endlosen Liste an Aufgaben konfrontiert. Aber zwischen sinnvollen Projekten und wichtigen Fristen gibt es häufig eine unsichtbare Gefahr: „beschäftigungsorientierte Arbeit“, die wenig Wert schafft und häufig mehr Zeit beansprucht, als sie verdient. Dieses Phänomen der Beschäftigung um der Beschäftigungswillen ist so verbreitet, dass es dafür sogar einen eigenen Begriff gibt – „Busy Work“.

Doch was genau ist „Busy Work“?

Busy Work bezieht sich auf Aufgaben, die zwar viel Zeit in Anspruch nehmen, aber wenig bis keinen wirklichen Mehrwert bieten. Es kann sich um unnötige Berichte, doppelte Aufgaben, endlose Meetings oder wiederholtes Datenmanagement handeln. Es sind diese repetitiven, langweiligen Aufgaben, die häufig nur Zeit verschwenden, anstatt wichtige Ziele zu erreichen. Man könnte es mit dem Laufen auf einem Laufband vergleichen: man bewegt sich zwar, kommt aber keinen Meter voran. Siehe auch: Lebens- und Arbeitswelt: Die besorgten Generationen | SN.at

Wie entsteht „Busy Work“?

Es gibt viele verschiedene Gründe, die zu Busy Work führen können:

• Mangel an klaren Zielen oder Aufgaben: Wenn übergeordnete Ziele oder Aufgaben nicht klar definiert sind, beschäftigen sich Menschen möglicherweise mit weniger bedeutenden oder irrelevanten Dingen, um die Zeit zu füllen.
• Angst vor Fehlern: Um gröbere Fehler bei großen Projekten zu vermeiden, gehen einige Menschen lieber auf „Nummer sicher“ und widmen sich stattdessen kleinen, unwichtigen Aufgaben. Siehe auch: Umfrage: Junge Arbeitnehmer leiden häufiger an Depression | SN.at
• Fehlende Priorisierung: Menschen riskieren, Zeit mit anderen Dingen zu verschwenden, wenn Aufgaben nicht entsprechend ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit priorisiert werden. Siehe auch: 15 effektive Stressbewältigungsmethoden am Arbeitsplatz (sn.at)
• Unzureichende Kommunikation: Ein Mangel an Kommunikation innerhalb eines Teams oder einer Organisation kann dazu führen, dass Personen nicht verstehen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Zusätzlich kann dies auch dazu führen, dass einige Aufgaben doppelt von verschiedenen Angestellten gemacht werden. Siehe auch: Chefs haben großen Einfluss auf die mentale Gesundheit | SN.at
• Fehlende Automatisierung: In einigen Fällen können Prozesse automatisiert werden, um die manuelle Durchführung wiederholender Aufgaben zu vermeiden. Wenn dies nicht der Fall ist, verschwenden Menschen häufig Zeit mit handgesteuerten, zeitaufwändigen Prozessen.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Wenn die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams oder einer Organisation nicht klar definiert sind, können Unsicherheiten auftreten. Diese können dazu führen, dass unnütze oder falsche Aufgaben übernommen werden.

Auswirkungen von „Busy Work“ auf Arbeitnehmende:

Die ständige Ausübung von „sinnlosen“ Aufgaben am Arbeitsplatz führt oft zu großer Unzufriedenheit, Motivationsverlust und sogar Stress. Doch wie können solche einfachen Beschäftigungen Stress verursachen? Ganz einfach - der ständige Druck, beschäftigt zu sein, oder so zu wirken kann zu großer Überlastung führen. Neben der Überforderung gibt es bei „Busy Work“ aber eine noch ganz andere Gefahr – das sogenannte „Unterforderungssyndrom“. Dieses ist bekannt unter dem Namen „Boreout“ und betrifft Mitarbeitende dann, wenn sie unter ständiger Unterforderung und Langeweile am Arbeitsplatz leiden. Ablenkungsarbeit (Busy Work) verstärkt diesen Zustand, denn durch die vielen sinnlosen Beschäftigungen empfinden Erwerbstätige ihre Arbeit als sinnlos, sie können ihre Talente nicht einbringen und erfahren somit auch keine Wertschätzung. Siehe auch: Warum geraten wir in die Langeweile: Eine Frau auf der Spur eines Problems mit politischer Sprengkraft | SN.at

Wie können Arbeitnehmer:innen „Busy Work“ vermeiden?

1. Klare Ziele setzen: Beschäftige dich mit den wichtigen Attributen deiner Arbeit und setze dir klare, persönliche Ziele. Konzentriere dich nur auf Aufgaben, die diese Ziele direkt unterstützen.
2. Priorisierung: Lerne, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Fokussiere dich auf diejenigen, die den größten Einfluss auf die Gesamtziele haben.
3. Effiziente Zeitplanung: Plane deinen Tag gründlich und setze Prioritäten. Definierte To-do-Listen und Zeitpläne unterstützen dich dabei, keine Minute mit unproduktiven Aufgaben zu verschwenden.
4. Kommunikation: Durch effektive Kommunikation mit Vorgesetzten oder Teammitgliedern klärst du Unklarheiten über deine Verantwortlichkeiten.
5. Automatisierungen nutzen: Finde repetitive Aufgaben, die automatisiert werden können und suche aktiv nach Tools oder Technologien, die dich bei diesen Aufgaben unterstützen können. Hier können zum Beispiel KI‘ s (künstliche Intelligenzen) sehr hilfreich sein. Siehe auch: ChatGPT & Co können laut Studie Fachkräftemangel lindern | SN.at

Auswirkungen von „Busy Work“ auf Unternehmen:

Busy Work führt in Unternehmen zu starkem Effizienzverlust, da die investierte Zeit besser für die Schaffung tatsächlicher Mehrwerte genutzt werden könnte. Gleichzeitig besteht das Risiko eines Qualitätsmangels in der Arbeit, insbesondere wenn Mitarbeitende stark über- oder unterfordert sind. Siehe auch: New Work: Schöne neue Arbeitswelt für alle? | SN.at

Wie können Unternehmen „Busy Work“ vermeiden?

1. Klare Kommunikation: Förderung einer offenen Kommunikationskultur, in der Mitarbeitende effektiv Informationen austauschen können, um Aktivitäten zu vermeiden, die nicht notwendig sind. Siehe auch: Was Manager von heute brauchen | SN.at
2. Prioritäten festlegen: Die Definition von klaren Zielen und Prioritäten unterstützt Mitarbeitende dabei, ihre Konzentration klar auf diese zu richten. Siehe auch: Wie man Personal managt | SN.at
3. Effiziente Prozesse entwickeln: Das regelmäßige Überprüfen von Arbeitsabläufen und Prozessen stellt sicher, dass diese effizient und zielorientiert sind.
4. Schulungen und Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen bieten Mitarbeitenden die notwendigen Fähigkeiten, um Aufgaben effektiv und zu erledigen. Siehe auch: Fachkräftemangel: Hoffnungsträger Weiterbildung | SN.at
5. Flexibilität fördern: Indem man Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet ihre Arbeitszeiten flexibel anzupassen, steigert man die Produktivität und beugt Burn- oder Boreout vor. Siehe auch: 10 Trends in der Österreichischen Arbeitswelt (sn.at)
6. Fehlerkultur überdenken: „Fehler passieren nur dort, wo tatsächlich gearbeitet wird.“ – Wenn Mitarbeitende Angst davor haben, für Fehler verantwortlich gemacht zu werden, sinkt die Arbeitsleistung und Motivation. Siehe auch: Scheitern am Arbeitsplatz - was jetzt? | SN.at

Titelbild: ©wayhomestudio on Freepik

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