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Warum Mitarbeitergespräche entscheidend sind

Wie Mitarbeitergespräche Unternehmen und Angestellte positiv beeinflussen

Ein Mitarbeitergespräch bietet eine wertvolle Chance für einen gegenseitigen Nutzen. Es geht nicht nur darum, Feedback auszutauschen und gemeinsame Ziele zu definieren, sondern auch um den Aufbau einer konstruktiven Kommunikationsebene. Idealerweise sollten Führungskräfte mindestens einmal im Jahr, vorzugsweise zum Jahresende, mit ihren Mitarbeitern in einen offenen Dialog treten und das Arbeitsjahr gemeinsam Revue passieren lassen . Diese Gespräche schaffen Raum für ehrliches Feedback und die Festlegung von zukunftsweisenden Zielen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Im Folgenden teilen wir einige praktische Ratschläge für erfolgreiche Mitarbeitergespräche.

Warum sollten wir uns jedes Jahr die Zeit nehmen, Mitarbeitergespräche zu führen? Diese Frage beschäftigt viele Mitarbeiter und Führungskräfte, da die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zeitaufwendig erscheinen. Doch betrachten wir es aus einer anderen Perspektive: Ohne regelmäßige Gespräche könnten im Team Probleme unentdeckt bleiben. Die Dialoge helfen Führungskräften dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Durch individuelle Reaktionen auf jeden Mitarbeiter fördern sie die gemeinsame Weiterentwicklung. Wenn Anliegen ernst genommen werden und positive Veränderungen erkennbar sind, können Mitarbeiter optimistisch auf das nächste Gespräch blicken.

Siehe auch: Chefs haben großen Einfluss auf die mentale Gesundheit | SN.at oder Die Führungskraft als Coach | SN.at

Welche Vorteile bringt ein Mitarbeitergespräch dem Unternehmen?

  • Mitarbeiter besser kennenlernen: Durch den direkten Austausch können Führungskräfte ihre Mitarbeiter besser verstehen, ihre Stärken und Schwächen kennenlernen sowie ihre individuellen Fähigkeiten einschätzen. Siehe auch: Wieso Führungskräfte Emotionen lesen müssen | SN.at
  • Ziele festlegen und kennen: Im Rahmen des Gesprächs können klare Leistungsziele für den Mitarbeiter definiert werden. Dies hilft, die Erwartungen zu klären und auf gemeinsame Zielsetzungen hinzuarbeiten. Siehe auch: Mit gutem Onboarding gegen Arbeitskräftemangel | SN.at
  • Konstruktive Kritik: Mitarbeiter können im Gespräch konstruktive Verbesserungsvorschläge einbringen. Dies bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, auf Feedback einzugehen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
  • Gutes Arbeitsklima: Durch regelmäßige Gespräche können potenzielle Unzufriedenheiten oder Demotivation frühzeitig erkannt und angegangen werden. Siehe auch: Unzufrieden in der Arbeitswelt: was ist "Quiet Quitting"? | SN.at

Welche Vorteile bringt ein Mitarbeitergespräch dem Mitarbeiter?

  • Probleme ansprechen, Lösungen finden: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, während des Gesprächs offen über Herausforderungen, Probleme oder Bedenken zu sprechen. Gemeinsam können solche Probleme dann gelöst werden. 
  • Feedback bekommen und geben: Mitarbeiter erfahren, wie ihre Leistung bewertet wird, erhalten Anerkennung für gute Arbeit und können konkrete Hinweise zur Verbesserung erhalten. Gleichzeitig können sie auch Feedback zur Führung und zum Arbeitsumfeld geben.
  • Weiterentwicklung: Mitarbeiter können ihre beruflichen Ziele und Entwicklungspläne besprechen. Die Führungskraft kann dabei unterstützen, individuelle Weiterbildungsmaßnahmen zu planen und den Mitarbeiter auf seinem Karriereweg zu fördern.
  • Motivation steigern: Das Wissen um die eigenen Stärken und Erfolge sowie das Setzen klarer Ziele kann die Motivation des Mitarbeiters steigern. Das Gefühl, dass die eigene Arbeit geschätzt wird und dass man aktiv an der eigenen beruflichen Entwicklung teilnimmt, trägt zu einer positiven Einstellung bei.

Mitarbeitergespräche aus Sicht der Führungskraft

Seitens des Personalmanagements einer Firma wird mindestens einmal im Jahr ein 4-Augen-Gespräch gefordert. Wer sich starr an die Vorgaben der Personalabteilung hält und nur eine 0815-Checkliste durchnimmt, wird wenig erreichen. Ziel dieses Gesprächs soll sein, dass sich beide Parteien Zeit nehmen und in einer ruhigen Atmosphäre, fern vom Tagesgeschäft, vorrangig Ziele definieren und Erwartungen und Ideen besprechen.

Wie bereite ich mich als Vorgesetzter auf ein Mitarbeitergespräch vor?

  • frühzeitige Einladung des Mitarbeiters
  • genügend Zeit einplanen und die Dauer an den Mitarbeiter kommunizieren
  • Mitarbeiter frühzeitig darüber informieren, ob und welche Informationen für das Gespräch vorbereitet werden müssen
  • einen passenden Raum finden und reservieren
  • nötige Informationen beschaffen (Zahlen, Daten, etc.)
  • Themenschwerpunkte (im Vorfeld) schriftlich festlegen

Jedes Mitarbeitergespräch fällt anders aus und entwickelt sich im Laufe der Zeit in eine individuelle Richtung. Nehmen Sie sich daher vorab Zeit um vor allem kritische Themen stichwortartig zu notieren. Auffälligkeiten auszusprechen und Kritik am eigenen Mitarbeiter auszuüben, fällt vielen schwer. Mit ein paar Stichworten finden Sie auch in dieser Situation die richtigen Worte und drücken sich angemessen aus. Achten Sie darauf, dass aus dem Gespräch kein Monolog wird, Sie können genauso von den Antworten und Fragen Ihrer Mitarbeiter profitieren.

Welche Fragen sollen bei einem Mitarbeitergespräch gestellt werden?

Ein Teil des Gesprächs sollte sich mit den Ereignissen des letzten Jahres beschäftigen. Danach sollte Raum für Fragen und Antworten gelassen werden. Hier ist es hilfreich Kategorien festzulegen und dementsprechend Fragen zu formulieren.

Beispiele für Kategorien bei Mitarbeitergesprächen: 
Kategorie: Team /Frage: Gibt es Konflikte unter der Kollegen?
Kategorie: Management/ Frage: Bekomme ich von meinen Vorgesetzten alle nötigen Informationen, die ich zur Erfüllung meiner Aufgaben benötige?

Wer sich dazu entschließt, einen Fragebogen als Vorlage aufzusetzen, sollte diesen vorab an den Mitarbeiter zukommen lassen, damit dieser sich vorbereiten kann. Wenn sich eine Führungskraft für eine offene Gesprächsführung entscheiden, wäre es dennoch ratsam, Kategorien festzulegen. So können sich auch die Mitarbeiter vorbereiten, Fragen formulieren und sind so entspannter beim gemeinsamen Zusammensein. Vergessen Sie auch nicht darauf, Lob für die Arbeit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter auszusprechen.

Mitarbeitergespräche aus Sicht des Mitarbeiters

Ein Mitarbeitergespräch ist nicht nur dazu da, dass der Vorgesetzte Kritik am Mitarbeiter ausübt. Das Gespräch soll für beide Seiten ein Erfolg werden. Bevor das Gespräch beginnt, werden Sie von Ihrem Vorgesetzten über den Ablauf des Mitarbeitergesprächs informiert. Abhängig von dessen Vorlieben, werden schon vorab konkrete Fragen formuliert oder Sie bekommen eine Liste von Themen, die angesprochen werden. So haben Sie genug Zeit um sich Gedanken über Ihre Antworten zu machen bzw. Verbesserungswünsche und Ideen einzubringen.

Wie bereite ich mich als Mitarbeiter auf das Mitarbeitergespräch vor?

  1. Wie bereits erwähnt, ist im Idealfall ein Leitfaden verfügbar. Lesen Sie sich diesen genau durch und machen Sie sich Gedanken zu Ihrer bisherigen Leistung sowie zu Ideen, Plänen und Zielen.
  2. Das Mitarbeitergespräch ist oftmals die einzige Chance im ganzen Jahr, eine halbe Stunde/ Stunde mit dem Vorgesetzten zu verbringen. Nutzen Sie diese Zeit und halten Sie Ihre Fragen, Kritik, Probleme etc. nicht zurück.
  3. Statt nur zu kritisieren, bringen Sie konkrete Vorschläge ein. 

Wer vorbereitet in das Mitarbeitergespräch startet, fühlt sich gleich sicherer und kann dem Vorgesetzten selbstbewusst und motiviert gegenübertreten. Siehe auch: Nervosität bekämpfen: 10 Tipps gegen Lampenfieber | Karriere SN

Kann im Mitarbeitergespräch über das Gehalt verhandelt werden?

In einigen Unternehmen gibt es neben dem Mitarbeitergespräch auch ein Gehaltsgespräch. Sollten Sie Wünsche hinsichtlich Ihres Lohns haben, fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach einem Gehaltsgespräch. Sollte der Wunsch nach mehr Geld seit einer Weile in Ihnen Schlummern und bisher haben weder Sie noch die Führungskraft ein Wort darüber verloren, dann können Sie dies durchaus im Mitarbeitergespräch einbringen.

Siehe auch: Tipps für die nächste Gehaltsverhandlung | Karriere SN

Wie soll ein gelungenes Mitarbeitergespräch aufgebaut sein? 

  1. Begrüßung / Einleitung
  2. Feedback zum letzten Jahr
  3. Besprechung der Fragen/ grobe Kategorien
  4. Ziele in der Zukunft / Weiterbildung / Chancen
  5. Gesprächsabschluss

Bevor Führungskraft und Mitarbeiter wieder im Tagesgeschäft verschwinden sollte geklärt werden, ob beide Seiten mit dem Verlauf zufrieden sind. Gibt es noch offene Fragen? Wurden alle Themen besprochen? Wenn das Mitarbeitergespräch zugleich auch Jahresendgespräch ist, ist es üblich, die Zielvereinbarung schriftlich festzuhalten und von beiden Parteien unterschreiben zu lassen.

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