Office Management

• Veröffentlicht10.06.2026
• Bewerbungsfrist20.06.2026
• VerwendungsgruppeIIIa
• StellenartAllgemeines Personal
• StellenprofilAllgemeines Personal
• Dienstbeginn Ehestmöglich
• Wochenstunden 25  h/W
• AnstellungsverhältnisUnbefristet

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination und Umsetzung administrativer Abläufe im Büro des Rektors
• Selbständige Begleitung und Abarbeitung kleinerer Projekte im administrativen und organisatorischen Bereich sowie in inhatlich dem Rektor zugeordneten Themenbereichen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Aufgaben durch Recherche, strukturierte Aufbereitung und Dokumentation
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und internen Terminen
• Verwaltung und Abstimmung des Terminkalenders des Rektors sowie Koordination von Besprechungen
• Organisation von Dienstreisen und Abwicklung der Reisekostenabrechnung
• Allgemeine Büroorganisation sowie selbständige Erledigung der laufenden Korrespondenz
• Mitwirkung in der Verwaltungstätigkeit von Beteiligungen und Tochterunternehmen
• Administrative Unterstützung in Angelegenheiten der universitären Weiterbildung

Ihr Profil

Aufnahmebedingungen

• Abgeschlossene schulische Ausbildung mit Matura (vorzugsweise HAK oder vergleichbare berufsbildende höhere Schule)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicheres Auftreten in der schriftlichen Kommunikation
• Hohe Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Verlässlichkeit, Diskretion und ausgeprägte Teamfähigkeit

Gewünschte Qualifikation

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur Kommunikation in einem internationalen Umfeld
• Vertrautheit mit der Struktur und den Abläufen der österreichischen Hochschul- bzw. Universitätslandschaft

Wir bieten

• Soziale und ökologische Verantwortung: u.a. Fahrradaktionen, Kunst- und Kulturangebote, Nachhaltigkeitsinitiative „PLUS Green Campus“
• Umfangreiche finanzielle Vorteile: : u.a. zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss, Förderung des Klimatickets, Vergünstigungen im USI und Sprachenzentrum sowie zahlreiche corporate cooperations
• Vielfältiges Weiterbildungsangebot: u.a. laufende interne und externe Fortbildungen, Coachings, Erasmus+ staff trainings, ein Uni-Start-Programm
• Lebensphasenorientiertes Arbeiten & Freizeit: u.a. Krabbelstuben-Betreuungsplätze, Ferienprogramme, bezahlte Mittagspause
• Gesundheit und Vorsorge: u.a. Gesundheitsprogramme, Impf- und Vorsorgeaktionen, psychologische Beratungsstunden
• Weitere Benefits: Hier klicken

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von € 38.628,79.

Die Paris Lodron Universität Salzburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und beim allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Über uns

Die Universität Salzburg ist eine erfolgreiche und forschungsstarke Universität in Österreich, die für herausragende Leistungen in Forschung und Lehre im Bereich der (Digital) Humanities, der Lebenswissenschaften, der Nachhaltigkeit von (Gesellschafts-) Prozessen und der Verbindung von Art & Science steht. Mit den vier Leitthemen Art in Context, Development & Sustainability, Digital Life sowie Health & Mind bietet die Universität den Wissenschaftler*innen exzellente Möglichkeiten der inter- und transdisziplinären Vernetzung.

Personen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Informationen erhalten Sie unter der Telefonnummer +43/662/8044-2462 sowie unter disability@plus.ac.at.

Leider können die Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen, nicht vergütet werden.

Die Aufnahmen erfolgen nach den Bestimmungen des Universitätsgesetzes 2002 (UG) und des Angestelltengesetzes.

Allgemeine Informationen zur Arbeit an der Universität Salzburg finden Sie hier: Karriere an der Universität Salzburg

Kontakt und Anschrift

Mag. Waltraud Totschnig

Stv. Leitung Büro des Rektors

waltraud.totschnig@plus.ac.at

+43662-80442003

Werden Sie Teil des Paris Lodron Universität Salzburg Teams - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!