Expert*in Dokumenten- und Informationsmanagement

• Veröffentlicht22.07.2026
• Bewerbungsfrist12.08.2026
• VerwendungsgruppeIVa
• StellenartAllgemeines Personal
• StellenprofilAllgemeines Personal
• Dienstbeginn Ehestmöglich
• Wochenstunden 30  h/W
• AnstellungsverhältnisUnbefristet

Ihre Aufgaben

Sie gestalten den Aufbau eines modernen Dokumenten-, Informations- und Datenmanagements an der Universität maßgeblich mit. Im Team der Universitätsbibliothek verankert, begleiten Sie als zentrale Ansprechperson die Einführung sowie den laufenden Betrieb eines workfloworientierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Universitätsverwaltung und entwickeln gemeinsam mit maßgeblichen Stakeholdern effiziente Prozesse für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Daten.

• Fachliche Federführung bei der Einführung sowie dem operativen Betrieb eines DMS für die Universitätsverwaltung – derzeit Acta Nova
• Analyse, Dokumentation und Optimierung von Geschäftsprozessen in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen (Prozessmanagement und Requirement Engineering)
• Umsetzung und Weiterentwicklung von Data Governance- und Records Management-Vorgaben im Verwaltungsbereich in Zusammenarbeit mit den IT-Services und weiteren Stakeholdern
• Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen in Fragen des Dokumenten-, Informations- und Datenmanagements
• Umsetzung von Lösch- und Archivierungskonzepten sowie Klassifizierungsschemata im DMS in Abstimmung mit der/dem Datenschutzbeauftragten und dem Universitätsarchiv
• Mitwirkung bei Schulungen, Dokumentationen und Change-Management-Maßnahmen im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung

Ihr Profil

Aufnahmebedingungen

• abgeschlossenes Hochschulstudium auf Masterniveau (FH, Universität)

Gewünschte Qualifikation

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift
• Praxiserfahrung mit Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen (Einführung und/oder Betrieb)
• Erfahrung in Prozessmanagement und Requirement Engineering
• Grundkenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO), idealerweise Erfahrung mit Löschkonzepten oder Records-Retention-Schemata
• Einschlägige Zertifizierungen (z.B. ITIL4, BPMN2.0, CDMP, CIP, AIIM, CIPP/E) von Vorteil
• Datenökonomisches Verständnis: Sie erkennen den Wert von Daten und Metadaten im Kontext von Business Intelligence und Anwendungen künstlicher Intelligenz
• Ausgeprägte Kommunikations- und Abstimmungsfähigkeit im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Ergebnisorientierung, Umsetzungsstärke und Eigenständigkeit
• Teamplayer-Mentalität
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Veränderung, Weiterbildung und Dienstreisen

Wir bieten

• Soziale und ökologische Verantwortung: u.a. Fahrradaktionen, Kunst- und Kulturangebote, Nachhaltigkeitsinitiative „PLUS Green Campus“
• Umfangreiche finanzielle Vorteile: : u.a. zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss, Förderung des Klimatickets, Vergünstigungen im USI und Sprachenzentrum sowie zahlreiche corporate cooperations
• Vielfältiges Weiterbildungsangebot: u.a. laufende interne und externe Fortbildungen, Coachings, Erasmus+ staff trainings, ein Uni-Start-Programm
• Lebensphasenorientiertes Arbeiten & Freizeit: u.a. Krabbelstuben-Betreuungsplätze, Ferienprogramme, bezahlte Mittagspause
• Gesundheit und Vorsorge: u.a. Gesundheitsprogramme, Impf- und Vorsorgeaktionen, psychologische Beratungsstunden
• Weitere Benefits: Hier klicken

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von € 48.304,20.

Die Universität Salzburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und beim allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Organisationseinheit

Die Universitätsbibliothek Salzburg ist als größte wissenschaftliche Bibliothek der Stadt und des Bundeslandes eine professionelle Partnerin für Studium, Forschung und Lehre: Wissensplattform, Informationsdrehscheibe, Lernort mit Atmosphäre und repräsentativer Veranstaltungsort.

Über uns

Die Universität Salzburg ist eine erfolgreiche und forschungsstarke Universität in Österreich, die für herausragende Leistungen in Forschung und Lehre im Bereich der (Digital) Humanities, der Lebenswissenschaften, der Nachhaltigkeit von (Gesellschafts-) Prozessen und der Verbindung von Art & Science steht. Mit den vier Leitthemen Art in Context, Development & Sustainability, Digital Life sowie Health & Mind bietet die Universität den Wissenschaftler*innen exzellente Möglichkeiten der inter- und transdisziplinären Vernetzung.

Personen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Informationen erhalten Sie unter der Telefonnummer +43/662/8044-2462 sowie unter disability@plus.ac.at.

Leider können die Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen, nicht vergütet werden.

Die Aufnahmen erfolgen nach den Bestimmungen des Universitätsgesetzes 2002 (UG) und des Angestelltengesetzes.

Allgemeine Informationen zur Arbeit an der Universität Salzburg finden Sie hier: Karriere an der Universität Salzburg

Kontakt und Anschrift

Dr. Reinhard Rathmayr

stellv. Leitung Universitätsbibliothek

Hofstallgasse 2–4, 5020 Salzburg

Tel.: +43 662 8044 77670

Werden Sie Teil des Paris Lodron Universität Salzburg Teams - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!