Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Verfügbare Position: Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Standort: Salzburg

Anfangsdatum: 1. Oktober

Über uns

Salzburg Global Seminar ist eine unabhängige Non-Profit-Organisation, die 1947 mit dem Ziel gegründet wurde, gegenwärtige und zukünftige Führungskräfte herauszufordern, eine bessere Welt zu gestalten.

Gemeinsam mit unserem weltumspannenden Netzwerk von 40.000 Fellows stehen wir seit 75 Jahren an der Spitze globaler Bewegungen für den Wandel, mit bedeutendem Einfluss auf Individuen, Institutionen und Systeme.

Ob auf Schloss Leopoldskron, online oder an anderen Orten auf der ganzen Welt, unsere Programme sind inklusiv, interdisziplinär, international und generationenübergreifend, und darauf ausgerichtet, ein globales Netzwerk für Innovation und Wandel zu schaffen.

Wir versammeln Changemaker mit Leidenschaft aus verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichem Hintergrund. Wir entwickeln und kuratieren Netzwerke, die die Zusammenarbeit fördern, teilen Innovationen mit neuen Zielgruppen und erweitern unsere Wirkung durch die Zusammenarbeit mit Partnern auf der ganzen Welt.

Wir werden durch eine Kombination aus institutionellen Partnerschaften, großzügigen Einzelspenden und Einnahmen aus unserem Hotel Schloss Leopoldskron finanziert.

Wir sind bestrebt, eine beispielhafte internationale Einrichtung in Bezug auf Gerechtigkeit und ökologische Nachhaltigkeit zu sein. Wir fordern Kandidaten mit unterschiedlichem Hintergrund nachdrücklich auf, sich zu bewerben und uns bei unserer Arbeit zu unterstützen.

Über die Stelle

Wir suchen eine/n gut organisierte/n, schnell lernende/n Mitarbeiter/in mit internationaler Erfahrung für die Position des/der Assistenten/in der Geschäftsleitung. In dieser Position berichten Sie direkt an den Präsidenten und CEO und unterstützen ihn bei seinen täglichen Aufgaben. Diese Position erfordert einen ergebnisorientierten Multi-Tasking-Könner mit starken Kommunikationsfähigkeiten. Sie erleichtern die effektive Planung und Kommunikation zwischen den internationalen Büros in Salzburg und Washington DC, unserem Vorstand und unseren externen Partnern.

Zu den Aufgaben gehören:

• Regelmäßige Treffen mit dem Präsidenten zur Abgleichung des Kalenders und der Überprüfung offener Projekte und Fristen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Informationen, Dokumenten und Präsentationen.
• Planung von Terminen vor Ort und außerhalb des Büros, Organisation von Reiseplänen und Pflege der entsprechenden Datenbankeinträge.
• Anfertigung und Weitergabe von Sitzungsnotizen nach Bedarf.
• Entgegennahme von Anrufen und Beantwortung von E-Mails von Ansprechpartnern.
• Erstellung von monatlichen Zeiterfassungsdokumenten und Reisekostenabrechnungen für ausgewählte leitende Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den internen Verfahren.
• Bereitstellung operativer Unterstützung nach Bedarf.

Fertigkeiten und Qualifikationen:

• 1-3 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit Augenmerk auf die Qualitätskontrolle.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch sind unerlässlich.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit leitenden Angestellten bei der Verwaltung mehrerer Prioritäten und umfangreicher Arbeitsabläufe.
• Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und bei Aufgaben die Initiative zu ergreifen.
• Fähigkeit, schnell wechselnde Aufgaben zu verwalten.
• Gemeinschaftliches Arbeiten mit Menschen aus verschiedenen Kulturen und in verschiedenen Zeitzonen.
• Erfahrung mit dem Leben im Ausland und/oder der Arbeit in einer internationalen Organisation wäre sehr wünschenswert.
• Kenntnisse in den Verfahren des Verwaltungsrats und der Governance-Praxis wären wünschenswert.

Entlohnung:

• 2100 EUR pro Monat brutto. Überzahlung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung möglich.
• Ein bescheidenes Umzugspaket wird für Kandidaten außerhalb Salzburgs wird angeboten.
• Zu unseren hauseigenen Leistungen gehören ein kostenloses tägliches Mittagessen für die Mitarbeiter, jährliche Mitarbeiterveranstaltungen, Sondertarife für Hotel Schloss Leopoldskron und Ermäßigungen für lokale touristische Attraktionen.