Gerade im Büroalltag hat sich schon in den vergangenen Jahren vieles durch die Digitalisierung verändert. Zwar ist das papierlose Büro bis heute nicht Realität, moderne Organisationsformen kommen dem Ziel aber immer näher. Diese Entwicklung wird noch länger so weitergehen. Die "Ware", um die es dabei geht, lautet: Information. Da geht es nicht nur um den Kunden draußen, sondern auch um interne Daten, Prozesse, Mitarbeiter und Partner. Informationen schlummern in einzelnen Bereichen und werden nicht umfassend genutzt, das soll sich durch die neuen Technologien in der Büroarbeit ändern. Der Bürospezialist Kyocera Document Solutions Austria hat fünf Trends für das digitale Büro der Zukunft ausgemacht:
Trend 1: Dokumentenmanagement-Systeme
Im Zuge der immer schneller wachsenden Vernetzung von bisher inselartigen Bereichen in Unternehmen nimmt der digitale Workflow in den kommenden Jahren immer konkretere Formen an. Dazu müssen alle relevanten Informationen digital vorliegen. Lösungen, die dies ermöglichen, sind sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sie erlauben es, papierbasierte Abläufe wie Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement oder Verwaltungsprozesse digital abzubilden. Anders als in elektronischen Archiven, in denen lediglich ein PDF auf dem Unternehmensserver abgelegt wird, erlauben Dokumentenmanagement-Systeme das einfache Suchen und Bearbeiten von Informationen.
Trend 2: Selbst lernende Systeme
Um dies in optimaler Form zu erreichen, sind lernende Systeme zukünftig unabdingbar. Sie optimieren die Abläufe selbstständig und unterstützen effektiv bei der Klassifizierung und Bewertung der vorliegenden Daten, beispielsweise eines Projekts. Anhand der gesammelten "Erfahrungen" optimieren diese Systeme ihre Ergebnisse automatisch. Für den Mitarbeiter hat das große Vorteile: Der Aufwand für einzelne Projekte wird minimiert und Routineaufgaben entfallen. Die so gewonnene Zeit können Mitarbeiter dann für andere Aufgaben im Büro nutzen.
Trend 3: Künstliche Intelligenz (KI)
Im Büro fallen viele Aufgaben an, die zwar im Grunde nicht als trivial zu bezeichnen sind, aufgrund der Menge der zu bewertenden Daten jedoch einen hohen Arbeitsaufwand verursachen. Vor allem, wenn diese Aufgaben zwar aus früheren Prozessen abgeleitet werden können, sich aber in den einzelnen Parametern grundsätzlich unterscheiden, können KI-gestützte-Systeme sehr hilfreich sein. Im Gegensatz zu selbst lernenden Systemen entwickelt KI eigene Strategien zur Lösung neuer Problemstellungen. Daher stellen auch schnell wechselnde Parameter für sie kein Problem dar.
Trend 4: Digitale Oberflächen
Visualisierte Darstellungen werden in Unternehmen weiterhin wichtig bleiben, sich aber deutlich verändern. Großformatige digitale Oberflächen werden im Büro der nahen Zukunft eine entscheidende Rolle spielen. Der Grund: Der Mensch denkt und handelt in vielen Bereichen immer noch analog. So erfolgt zum Beispiel die Erfassung größerer Datenmengen aus unterschiedlichen Teilbereichen im Kopf nach dem Ordner- und Karteikartensystem. Auch kreative Prozesse werden durch diese Darstellung befeuert. Die großformatigen, digitalen Oberflächen haben die Funktion eines digitalen Sortiertischs, an dem die Mitarbeiter die einzelnen Daten in gewohntem Format, ähnlich dem analogen, bearbeiten und gruppieren können. Die digitale Oberfläche schafft mehr Übersicht als Monitore und hilft so, eine nahezu dreidimensional anmutende Arbeitsfläche zu erzeugen.
Trend 5: Vernetzter Büroarbeitsplatz
Die Bedeutung von Vernetzung wird immer mehr zunehmen, sowohl zwischen einzelnen Unternehmensstandorten, mit Kunden und Partnern, sowie auch innerhalb der Büros. Der kommende Mobilfunkstandard 5G wird diese Entwicklung ebenso vorantreiben wie die Möglichkeit, per IoT (Internet of Things) praktisch alles miteinander zu verbinden und kommunikationsfähig zu machen. Vernetzungen, wie wir sie heute schon aus Büros kennen, werden künftig noch aufwendiger und interaktiver sein.
Nicht nur die heute dominierenden linearen Workflows werden ausgebaut, es werden vielmehr auch parallele, vernetzte Gruppen geschaffen, die dynamisch interagieren. Damit können schon in frühen Stadien der Arbeitsprozesse relevante Daten aus anderen Prozessen einfließen und die Arbeitsergebnisse im Entstehen adaptieren und optimieren. Zeitintensive, rekursive Schleifen mit fertigen Teilergebnissen werden so weitgehend vermieden.