Wie gelingt die Selbstorganisation im Homeoffice? Eine Trainerin rät: Eine Zeittorte anlegen, Aufgaben als Termine eintragen und locker bleiben, wenn das Kind durchs Bild geht.
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Nur 26 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Österreich möchten ausschließlich von zu Hause aus arbeiten, rund 55 Prozent im Homeoffice und am bisherigen Arbeitsort. Das zeigt eine aktuelle Gallup-Umfrage. Wie organisiert man sich im Homeoffice gut? Trainerin Tina Baumgartner aus Wien gibt dazu Tipps und rät, zwischendurch "nach innen" zu schauen.
Frau Baumgartner, beim Arbeiten zu Hause verschwimmen Geschäftliches und Privates leicht. Wie bekomme ich Struktur in mein Homeoffice? Tina Baumgartner: Zunächst verschaffe ich mir Klarheit und einen Überblick. Dafür eignet sich eine Zeittorte. Darin notiere ich, was ich den ganzen Tag tue und wie viel Zeit ich dafür aufwende. Meine Kunden sind überrascht, wie viel Zeit sie mit Social Media und E-Mails-Checken verbringen. Erst wenn sie Push-Nachrichten ausschalten und das Privathandy auf lautlos stellen, arbeiten sie wirklich effizient. Auch Hausarbeit kann ein Zeitfresser sein. Wer eine Zeittorte anlegt, vermeidet Ablenkungen und kann sich selbst stärker führen. Es ist zwar eine große Herausforderung, aber mein Tipp ist: Tun Sie tatsächlich so, als seien Sie im Büro.
Was raten Sie Menschen, die im Homeoffice mehr leisten als am bisherigen Arbeitsplatz? Fragen Sie sich: "Was brauche ich, um kraftvoll arbeiten zu können?" Das Homeoffice ist kein idealer Arbeitsplatz. Dem einen hilft mehr Austausch, dem anderen helfen mehr Pausen, ein Arbeitsplatz am Fenster oder eine morgendliche Laufrunde zu einer fixen Uhrzeit. Es hilft, auf seinen Körper zu achten. Ja, darum fange ich am besten klein an: Zum Beispiel, indem ich aufstehe, ans Fenster gehe, mich strecke und ausschüttle. Bei einem Videomeeting mit den Salzburger Medienfrauen erzählte unlängst eine Teilnehmerin, sie wird komisch angeschaut, wenn sie nach 25 Minuten konzentrierter Arbeit fünf Minuten bewusst pausiert. Im Homeoffice kann ich das ausprobieren und dann mutig ins Büro mitnehmen.
Wie behalte ich den Überblick über meine Aufgaben? Indem ich meine To-dos für den Tag und für die Woche klar festlege und als Termine in den Kalender oder in eine App eintrage. Danach kann ich sie abhaken. Ich nehme eine Microsoft-To-do-App dafür her. Die mag ich, weil sie ein angenehmes Geräusch macht, sobald ich eine Aufgabe als erledigt abhake. So einfach funktionieren wir. Zu Hause kann ich mich nach meinem eigenen Biorhythmus richten. Wann bin ich am leistungsfähigsten, wann am kreativsten? Ich kann das machen, was meinem momentanen Energielevel am besten entspricht. In den Down-Times mache ich Routinearbeiten wie E-Mails-Löschen.
Sollte man geschäftliche E-Mails außerhalb der Arbeitszeit beantworten? Ich finde nicht. Kürzlich habe ich das meinem Partner geraten, als er um 22.30 Uhr ein geschäftliches E-Mail bekam. Es ging um eine dringliche Angelegenheit. Mein Partner hat sie auf meinen Rat hin erst am nächsten Vormittag beantwortet, was dem Auftrag nicht geschadet hat. Es geht um die Wertigkeit. Wer Mails spätabends beantwortet, erzeugt einen Sog, da entsteht eine Bringschuld bei den Kollegen. Diese brauchen dann schon eine gute Abgrenzung, um nicht in den Sog zu geraten. Das ist ja auch ein Gesundheitsthema.
Welchen Rat geben Sie Führungskräften in puncto Homeoffice? Sie sollten Online-Meetings unbedingt gut strukturieren und mit einem Ziel versehen. Wenn ehemals persönlich geführte Endlos-Meetings jetzt online laufen, sind sie noch anstrengender und bringen noch weniger. Auch mehr Kommunikation ist jetzt wichtig. Viele Führungskräfte sagen mir: "Meine Leute arbeiten zu Hause mehr, ich muss sie bremsen." Viele sind unsicher, wie sie damit umgehen sollen. Mein Rat ist: Führen Sie Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden. Schauen Sie, wie viel Kontakt sie brauchen, um gut arbeiten zu können. Gerade jetzt in Lockdown und Homeoffice ist es wichtig, den Mitarbeiter als Menschen wahrzunehmen. Dass der nicht nur Arbeitskraft ist, sehen Vorgesetzte spätestens dann, wenn der Partner oder das Kind durchs Bild geht.
Vielen ist das unangenehm. Wie bringe ich Homeoffice und Homeschooling unter einen Hut? Egal ob Vorgesetzte in diesem Fall kurz versteinern oder nicht: Es ist okay. Ich muss nicht mein professionelles Bild bewahren. Mitarbeiter leisten zu Hause gleich viel oder sogar mehr als im Büro. Wobei Kinder den Unterschied machen. In meinen Onlineseminaren hörte ich 2020 von ganz vielen kinderlosen Teilnehmern: "Zu Hause kann ich mich super aufs Arbeiten konzentrieren." Die Teilnehmerinnen mit Kindern sahen das anders. Viele Frauen fühlen sich dazu verpflichtet, alles allein zu machen. Eine Bekannte im Homeoffice schämt sich dafür, zwei ihrer Kinder in den Kindergarten zu bringen. Kinder haben nichts davon, wenn ihre Mutter im Burn-out landet. Man kann sich helfen lassen. Man kann Fremdbetreuung in Anspruch nehmen oder den Partner einbinden. Unser zehnjähriger Sohn ist daheim. Ich war frustriert, weil es am Anfang nicht gut geklappt hat. Wir haben dann geschaut, was er und ich wann zu tun haben. Wann er mich etwas fragen darf. Wann wir kochen oder hinausgehen. Und was er im Haushalt übernimmt. Wenn diese Dinge einmal klar geregelt sind, entlastet es Kinder und ihre Mütter oder Väter.
Die Arbeit im Homeoffice klappt nicht immer so gut wie am bisherigen Arbeitsplatz. Was tun? Wir sollten unsere eigenen Erwartungen an unsere Produktivität herunterschrauben. Nützlich dafür ist es, kleinere Arbeitseinheiten zu planen. Das nimmt Druck heraus.
Wie kann man sich in einer Krise wie der jetzigen selbst gut führen? Indem wir den Umgang mit schwierigen Gefühlen wie Unsicherheit oder Wut lernen. Das hilft, einen kühlen Kopf zu bewahren. Ich schaue, was gerade in mir vorgeht, nehme es wahr und achte dabei zugleich auf meine Atmung. Die Wirkung ist, dass mein Stresspegel sinkt. Mein Gehirn merkt, dass ich gar nicht so bedroht bin, wie ich gedacht habe. Am besten hält man mehrmals am Tag so eine kleine Innenschau. Im Homeoffice kann man das jetzt gut für die Zeit nach Lockdown und Homeoffice üben. Im Büro geht das gut am Gang, wenn man einen Weg zurücklegt. Von außen sieht es ja keiner, wenn man nach innen geht.
